Política de Privacidad y Aviso de Privacidad de KainoBox.

1. Identidad del responsable

El responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta Política de Privacidad y Aviso de Privacidad es Kainosoft, con domicilio de contacto en Querétaro, Qro., México, en relación con la operación tecnológica de la plataforma KainoBox.

KainoBox es una plataforma SaaS para la administración de gimnasios, centros deportivos, academias fitness y negocios relacionados, que permite gestionar usuarios, clientes, prospectos, membresías, asistencias, clases, ventas, pagos, comunicaciones y otros procesos operativos.

2. Alcance de esta política

Esta política aplica al uso de:

• El sitio web de marketing de KainoBox: www.kainobox.com.
• La aplicación SaaS de KainoBox: app.kainobox.com.
• Los subdominios asignados a gimnasios o clientes de KainoBox, por ejemplo: {tenant}.app.kainobox.com.
• Los formularios, módulos, integraciones y herramientas asociadas a KainoBox.
• Las comunicaciones operativas realizadas mediante correo electrónico, WhatsApp u otros canales habilitados.

Esta política aplica a dueños, administradores, representantes de gimnasios, staff, clientes o miembros registrados, prospectos y visitantes del sitio web de KainoBox.

3. Rol de KainoBox y de los gimnasios clientes

KainoBox opera bajo un modelo SaaS multi-tenant. Esto significa que cada gimnasio o negocio que contrata la plataforma cuenta con un entorno lógico separado para administrar su propia información.

En muchos casos, el gimnasio o negocio que utiliza KainoBox decide qué datos personales recopila de sus clientes, miembros, prospectos y staff, así como las finalidades específicas para las que los utiliza dentro de su operación.

KainoBox no vende datos personales ni utiliza los datos de los clientes finales de los gimnasios para finalidades comerciales propias ajenas a la prestación del servicio.

4. Datos personales que podemos recopilar

4.1 Datos de cuenta y usuarios administrativos

Podemos tratar nombre, correo electrónico, contraseña protegida, rol o permisos dentro de la plataforma y nombre del gimnasio, centro deportivo o negocio asociado.

4.2 Datos de clientes o miembros del gimnasio

Los gimnasios que usan KainoBox pueden registrar nombre, teléfono, correo electrónico opcional, fecha de nacimiento, código QR o identificador de asistencia, historial de membresías, historial de asistencias y relación con ventas, pagos, servicios o productos adquiridos.

4.3 Datos fitness de miembros VIP

Cuando el gimnasio utiliza funcionalidades avanzadas o de seguimiento VIP, pueden tratarse datos relacionados con progreso físico, como peso, estatura y medidas corporales.

4.4 Datos comerciales y operativos

KainoBox puede tratar información relacionada con compras, pagos, membresías, servicios contratados, productos vendidos, promociones aplicadas, saldos pendientes, historial de ventas, métodos de pago registrados en la operación e identificadores de transacciones o referencias de pago.

4.5 Datos de comunicación

Podemos tratar mensajes enviados o recibidos por WhatsApp, plantillas de mensajes operativos, conversaciones inbound y outbound, correos electrónicos transaccionales y notificaciones relacionadas con membresías, pagos, asistencias, prospectos, confirmaciones o seguimiento operativo.

4.6 Datos técnicos

Para fines de operación, seguridad, soporte y diagnóstico, KainoBox puede tratar registros de actividad del sistema, logs técnicos, reportes de errores e información necesaria para diagnosticar incidentes, fallas o comportamiento inesperado de la plataforma.

5. Finalidades del tratamiento

Los datos personales pueden tratarse para finalidades necesarias para la prestación del servicio, incluyendo:

• Crear, configurar y administrar cuentas de gimnasios.
• Permitir el acceso de administradores, staff y usuarios autorizados.
• Administrar clientes, miembros, prospectos y contactos.
• Gestionar membresías, asistencias, clases, horarios y entrenadores.
• Registrar ventas, pagos, productos, servicios y promociones.
• Generar reportes operativos y administrativos.
• Enviar comunicaciones operativas relacionadas con el servicio.
• Dar seguimiento a prospectos que solicitaron información.
• Proporcionar soporte técnico.
• Mantener la seguridad, integridad y disponibilidad de la plataforma.
• Diagnosticar errores, incidentes o fallas del sistema.
• Cumplir obligaciones legales o requerimientos aplicables, cuando corresponda.

6. Uso de WhatsApp, Meta y comunicaciones

KainoBox puede integrarse con WhatsApp Business Platform / WhatsApp Cloud API mediante herramientas de Meta, incluyendo flujos como Meta Embedded Signup, para permitir que cada gimnasio configure su propio número, cuenta o integración de WhatsApp.

El uso de WhatsApp dentro de KainoBox tiene una finalidad operativa, por ejemplo responder solicitudes de información, dar seguimiento a prospectos, enviar confirmaciones, enviar recordatorios, comunicar información relacionada con membresías, pagos, asistencia o servicios contratados, y mantener conversaciones operativas entre el gimnasio y sus clientes o prospectos.

Cada gimnasio es responsable de usar WhatsApp conforme a las políticas de Meta, las reglas aplicables de WhatsApp Business y la legislación correspondiente.

Cuando un prospecto proporciona su número telefónico en un formulario y acepta recibir información por WhatsApp, dicho consentimiento puede utilizarse para iniciar comunicaciones operativas relacionadas con la solicitud realizada.

KainoBox no debe utilizar WhatsApp para enviar mensajes no solicitados ni comunicaciones ajenas a la relación entre el gimnasio y el usuario.

7. Pagos mediante Stripe

Cuando un gimnasio habilita pagos en KainoBox, cada tenant o gimnasio puede configurar su propia cuenta de Stripe o integración correspondiente.

Stripe procesa los datos necesarios para realizar pagos, guardar métodos de pago cuando aplique, administrar suscripciones, procesar cargos, validar transacciones y emitir eventos de pago.

KainoBox puede almacenar identificadores técnicos asociados a Stripe, tales como Stripe Customer ID, Payment Intent ID, Subscription ID, Checkout Session ID, estados de pago y referencias de transacciones.

8. Cookies y analítica

El sitio web de marketing www.kainobox.com puede utilizar herramientas de analítica como Google Analytics 4 para conocer métricas generales de navegación, visitas, interacción con secciones del sitio y desempeño del contenido.

Actualmente, KainoBox no utiliza Google Tag Manager ni Meta Pixel.

La aplicación SaaS app.kainobox.com y los subdominios de tenants no utilizan analítica con fines publicitarios. Pueden utilizar tecnologías necesarias para autenticación, sesión, seguridad y funcionamiento básico de la plataforma.

El usuario puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies, aunque algunas funcionalidades esenciales podrían verse afectadas.

9. Proveedores tecnológicos y encargados

Para operar KainoBox, podemos utilizar proveedores tecnológicos que tratan datos en nuestro nombre o en nombre de los gimnasios clientes, únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio.

• Microsoft Azure, para infraestructura cloud, hospedaje, base de datos, almacenamiento, servicios de comunicación, seguridad y operación tecnológica.
• Azure Communication Services, para envío de comunicaciones transaccionales cuando aplique.
• Stripe, para procesamiento de pagos.
• Meta / WhatsApp, para mensajería operativa mediante WhatsApp Business Platform.
• Google Analytics, únicamente para analítica del sitio web de marketing.
• GitHub, para administración de código, despliegues o procesos técnicos relacionados con desarrollo y operación.
• Application Insights, para monitoreo, diagnóstico de errores y observabilidad técnica.

10. Transferencias nacionales e internacionales

Los datos personales pueden ser almacenados, procesados o transferidos dentro o fuera de México, dependiendo de la infraestructura y ubicación de los proveedores tecnológicos utilizados, incluyendo servicios cloud, pagos, mensajería, monitoreo y analítica.

Al utilizar KainoBox, el gimnasio cliente reconoce que ciertos proveedores tecnológicos pueden encontrarse ubicados en jurisdicciones distintas a México. KainoBox procura utilizar proveedores reconocidos que implementan medidas de seguridad razonables y estándares adecuados para proteger la información.

No vendemos datos personales ni realizamos transferencias de datos personales para fines comerciales ajenos a la prestación del servicio.

11. Seguridad de la información

KainoBox implementa medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger los datos personales tratados en la plataforma.

• Uso de HTTPS y cifrado en tránsito.
• Protección de contraseñas mediante mecanismos de hash o cifrado aplicable.
• Control de acceso por usuarios, roles y permisos.
• Separación lógica de información por tenant o gimnasio.
• Restricción de acceso administrativo.
• Registros técnicos y logs de seguridad.
• Backups y medidas de continuidad operativa.
• Monitoreo de errores e incidentes técnicos.
• Prácticas de desarrollo orientadas a seguridad.

Aunque KainoBox aplica medidas razonables de protección, ningún sistema tecnológico puede garantizar seguridad absoluta.

12. Conservación de datos

KainoBox conserva los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política, prestar el servicio, mantener registros operativos, atender soporte, cumplir obligaciones legales o resolver incidencias.

Cuando un gimnasio cancela su servicio, KainoBox podrá conservar los datos asociados por un periodo de hasta 30 días, salvo que exista una obligación legal, contractual, técnica o de seguridad que justifique una conservación distinta.

Durante ese periodo, el gimnasio podrá solicitar la exportación de su información cuando dicha funcionalidad o proceso esté disponible.

La eliminación de datos se realizará mediante solicitud al correo de privacidad correspondiente, sujeto a validación de identidad, titularidad, permisos y obligaciones aplicables.

13. Derechos de privacidad

Los titulares de datos personales pueden solicitar el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación u oposición, según corresponda conforme a la legislación aplicable.

Para ejercer estos derechos, el titular puede enviar una solicitud al correo: privacidad@kainosoft.com.

La solicitud deberá incluir nombre del titular, medio de contacto, descripción clara del derecho que desea ejercer, información que permita identificar los datos personales relacionados y documentación que acredite identidad o representación legal, cuando sea necesario.

KainoBox responderá dentro de los plazos establecidos por la legislación aplicable, considerando la naturaleza de la solicitud y el rol que KainoBox tenga en el tratamiento.

Cuando los datos hayan sido recopilados directamente por un gimnasio que utiliza KainoBox, es posible que la solicitud deba ser atendida principalmente por dicho gimnasio como responsable del tratamiento. En esos casos, KainoBox podrá apoyar técnicamente al gimnasio.

14. Datos de menores de edad

KainoBox puede ser utilizado por gimnasios, academias deportivas o centros fitness que registran menores de edad como alumnos, miembros o clientes.

Cuando se registren datos de menores de edad, el gimnasio será responsable de obtener la autorización del padre, madre o tutor legal correspondiente, así como de tratar dichos datos conforme a la legislación aplicable y a sus propios avisos de privacidad.

KainoBox tratará dichos datos únicamente como parte de la prestación tecnológica del servicio y conforme a las instrucciones o configuración del gimnasio correspondiente.

15. Responsabilidad del gimnasio cliente

Cada gimnasio, centro deportivo o negocio que utiliza KainoBox debe asegurarse de contar con las autorizaciones, consentimientos, avisos de privacidad y bases legales necesarias para registrar y tratar datos personales de sus clientes, miembros, prospectos, staff o terceros.

• Informar a sus clientes sobre el tratamiento de sus datos.
• Obtener consentimiento cuando sea necesario.
• Usar los canales de comunicación de forma lícita.
• Mantener actualizada la información que registra.
• Atender solicitudes de sus propios clientes cuando actúe como responsable.
• Cumplir las políticas aplicables de Meta, WhatsApp, Stripe u otros proveedores integrados.
• Evitar el envío de mensajes no solicitados o contrarios a la normativa aplicable.

16. Cambios a esta política

KainoBox podrá modificar esta Política de Privacidad y Aviso de Privacidad para reflejar cambios legales, técnicos, operativos, comerciales o de seguridad.

La versión vigente estará disponible en el sitio web o dentro de los canales oficiales de KainoBox. Cuando los cambios sean relevantes, KainoBox podrá comunicarlo por medios razonables, como correo electrónico, notificación dentro de la plataforma o publicación en el sitio web.

17. Contacto