Registros dispersos
Anotar asistencias en libretas o hojas sueltas dificulta verificar quién ingresó, en qué fecha y bajo cuál acuerdo.
VISITAS POR CONVENIOS
Gestiona visitas por convenios sin perder el control de tu facturación
Registra accesos de convenios corporativos y plataformas de pases, agrupa periodos de corte y concilia los pagos recibidos sin mezclar la operación diaria de tus miembros regulares.
CICLO DE CONTROL DE CONVENIOS
1. Seleccionar convenioAcuerdo corporativo o pase externo
2. Registrar visitaAsistencia validada en recepción
3. Agrupar periodosCorte semanal, quincenal o mensual
4. Emitir cobroResumen de visitas listo para facturar
5. Conciliar pagoCuentas por cobrar y liquidación
EL RETO OPERATIVO
Los convenios traen visitas, pero la administración manual trae desorden
Recibir visitantes mediante acuerdos empresariales o plataformas externas no debería significar perder horas cuadrando listas de papel o archivos sueltos al final del mes.
Cortes lentos y propensos a error
Contar visitas manualmente para cerrar el periodo atrasa la emisión de cobros y complica las aclaraciones.
Poca visibilidad de cuentas por cobrar
Sin un control claro de periodos facturados contra pagos recibidos, los saldos pendientes se quedan sin seguimiento.
Métricas distorsionadas
Registrar visitantes externos como miembros regulares altera tus indicadores de membresías activas y retención.
FLUJO DE TRABAJO
Un flujo de 5 pasos desde el acceso hasta la conciliación
KainoBox estructura la operación de tus convenios para que recepción y administración trabajen sobre la misma información.
- Seleccionar convenio
- Registrar visita
- Agrupar periodos de corte
- Emitir cobro
- Conciliar pago
CAPACIDADES CLAVE
Todo lo que necesitas para administrar accesos y cobros por convenio
Catálogo de convenios
Configura cada acuerdo corporativo o plataforma externa con sus propias condiciones y mantén el listado disponible en recepción.
Registro ágil de visitas
Selecciona el convenio y registra la asistencia del visitante en el momento de su llegada sin frenar la fila en recepción.
Agrupación por periodos
Reúne las visitas registradas dentro del rango de fechas que corresponda al corte de cada convenio.
Control de facturación
Consulta el total de visitas acumuladas en el periodo y registra la emisión del cobro correspondiente.
Seguimiento de cuentas por cobrar
Identifica qué cortes ya fueron facturados, cuáles están pendientes de pago y qué importes faltan por liquidar.
Conciliación de pagos
Registra el pago recibido de cada convenio para cerrar el ciclo financiero con trazabilidad completa.
BENEFICIOS DEL NEGOCIO
Convierte los convenios en un canal ordenado y rentable
Control de visitantes
Lleva un registro preciso de cada persona que ingresa mediante acuerdos externos sin perder visibilidad operativa.
Asistencia por convenio
Separa las asistencias por convenio de las membresías propias para conservar estadísticas limpias y reales.
Visibilidad de facturación
Conoce en todo momento cuántas visitas acumuladas tienes listas para agrupar y cobrar en cada corte.
Cuentas por cobrar y conciliación
Evita fugas de ingresos verificando que cada periodo facturado se liquide conforme a lo acordado.
ACUERDOS CORPORATIVOS Y PASES EXTERNOS
Diseñado para convenios directos y plataformas de bienestar
Ya sea que tengas convenios directos con empresas locales, escuelas u organizaciones, o que recibas usuarios de plataformas externas de pases (como TotalPass o Wellhub, por mencionar ejemplos genéricos del sector), KainoBox te permite llevar el control administrativo interno de tus visitas y cortes.
Nota sobre convenios externos
KainoBox administra el registro operativo de visitas, la agrupación por periodos y la conciliación administrativa para tu negocio. Las menciones a TotalPass o Wellhub se utilizan únicamente como ejemplos ilustrativos de acuerdos externos y no representan integraciones oficiales directas ni alianzas comerciales.
PREGUNTAS FRECUENTES
Respuestas claras sobre visitas por convenios
Conoce cómo KainoBox organiza el registro de visitantes, los periodos de corte y la conciliación de pagos.
Es el registro de acceso para usuarios que asisten a tus instalaciones a través de convenios corporativos, pases externos o plataformas de bienestar corporativo (como TotalPass o Wellhub, a modo de ejemplo genérico), sin necesidad de crearles una membresía regular.
Administra tus visitas por convenios con orden de principio a fin.
Desde el registro en recepción hasta la conciliación del pago, mantén todo bajo control en KainoBox.